部署や部門の大きさはさまざまです。数名のところもあれば、数百人以上のところもあります。特に、企業と同じような大規模の組織で、複雑かつ複数の部門や拠点に分かれていることが多く、それぞれ異なる部門で働いている人たちは互いに関係性をもたず、チーム内での目標のみ持っています。このような組織では、分析やBIツールはニーズごとに少しずつ追加するのが一般的です。

その結果、異なるBIツールで作られたかみ合わないBIシステムになりがちです。
さらに悪いことに、分析が困難になり、企業分析のプロセスをダメにする可能性もあります。

この記事では、すぐれたBIツールを見つけるための方法を記述します。

1.組織全体のニーズを調査する

巨大な組織の中で、「エンタープライズBI」が浸透しない最大の理由は、部門ごとに独自のニーズを持っているためです。購入や実施の決断は、会社レベルではなく、むしろ個々の部門やITチームで行われるようになりました。結果として、常にデータを共有し、連絡を取り合うだけでなく、そうするために複雑な技術インフラを扱わなければならず、巨大な組織にとっては問題となったのです。

すぐれたBIツールを見つけるための最初のステップは、各チームと関係者が、BIツールから何を求めているか理解することです。購入の決断を組織がばらばらに行うよりも、組織がデータを必要としている理由や、全てではなくてもなるべく多くの関係者の要求を満たす解決策を探してください。

2.組織のユースケースを理解する

組織やチームがBIツールから何を求めているか理解したら、次は特定のユースケースを把握することです。各部門には、データへのニーズがありますが、BIが達成しなければならない要件についても定めています。高度な可視化と週次レポートを要求するチームもあれば、日々のレポート作成ツールと詳細なものを望むチームもあります。

重要なことは、これらの独自のタスクを管理するための柔軟で強力なBIツールを選定することです。タスク全てを管理できるものを見つけるには、調査と組織のユースケースの理解が必要不可欠となります。

3.データストリームとニーズを確立する

各部門には、それぞれの情報ニーズがあるため、異なるデータストリームに頼る必要があります。倉庫作業チームや物流チームのような、リアルタイムのデータを必要とするチームもあれば、時間をあまり重要視しない過去のデータを求めるチームもあります。すべての組織において、各チームのニーズが固有のものと見なし、特定のニーズに合うが、それ以外は無視するBIツールを見つけます。

複数のデータストリームを障害なく管理でき、特定のデータ性質を利用できるBIツールを見つけてください。特に、すべての関係者に、情報や倉庫の管理方法を提供できるような、データを柔軟に処理し、多くの作業者や流通経路を管理できるBIツールが理想です。

４.全ての関係者が利用できるBIツールであるのかを確認

BIツールの導入が手あたり次第になってしまう別の理由は、システムへのアクセシビリティです。高度に作られた多くのアプリケーションは、ユーザーには利用しにくいものもあり、結果、組織内で使われなくなる恐れがあります。これらの高度なシステムは、分析業務を特定の職員に担当してもらい、使用する人を細分化しておく必要があります。

BIツールを探す際に重要なのは、多機能さではなく、簡単に利用可能かどうかという点です。組織内でのBIツールの利用には、使用方法を決めておき、関係者は必要なときに簡単に利用できるシステムを採用してください。異なる部門間で習得および実装がしやすいBIツールを見つけることが、戦略的に必要不可欠です。

5. 常に必要なことができるようにする

最後に、多くのBIツールは、組織がその処理能力を最大限に引き出すことができなくなるとすぐに時代遅れなものとなります。これらの限界により、組織は特定の問題を解決するために、新しいツールを購入し、必要に応じてアプリケーションを追加する必要があります。そのため、特定の目的を実現するためにパッチワークシステムも生まれてしまいます。この結果、ほかの箇所で障害やボトルネックが発生することがあるなど欠点となりえます。

BIツールの導入が手あたり次第になってしまう別の理由は、システムへのアクセシビリティです。高度に作られた多くのアプリケーションは、ユーザーには利用しにくいものもあり、結果、組織内で使われなくなる恐れがあります。これらの高度なシステムは、分析業務を特定の職員に担当してもらい、使用する人を細分化しておく必要があります。

BIツールを探す際に重要なのは、多機能さではなく、簡単に利用可能かどうかという点です。組織内でのBIツールの利用には、使用方法を決めておき、関係者は必要なときに簡単に利用できるシステムを採用してください。異なる部門間で習得および実装がしやすいBIツールを見つけることが、戦略的に必要不可欠です。

また、BIツールを購入する際は、当面のニーズだけではなく、組織の成長と将来に必要なことに重きを置いてください。BIツールは改造や拡張が可能ですが、それらは時間と共にきちんとした導入が必要だからです。さらに、組織の常に変化するニーズを満たすために柔軟性を持たなければなりません。

すぐれたBIツールは、組織の業務を円滑にし、データの処理と収集を容易にシンプルにします。次のBIツールを購入する前に、これを最後の買い物とするために、組織データのニーズを理解しておくことを忘れないでください。

 

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