今日、データは企業の成長や拡大に必要不可欠となっています。業界や部門にかかわらず、エコシステムやステークホルダー、クライアントについて理解することは、企業により良い決断と行動を促し、無駄なリソースを削減することに繋がります。そうした中で、データの閲覧や提供を行う方法は複数ありますが、最適なレポーティングツールはその企業のニーズによって異なります。しかし、ビジネスインテリジェンス（BI）ツールが企業に情報を提供する主な方法はダッシュボードとレポートの2種のみです。

問題なのは、この2種の違いを理解している方が少ない点です。多くの企業は、両者をほとんど同じものだと解釈しているため、それぞれのメリットやデメリットを見落としています。ここでは、この2種のメリットやデメリットをまとめました。自社の企業のニーズを満たす最適なツールを選ぶための基準や判断材料としてご活用ください。

レポートとは？

レポートとは、文章と表形式のデータをもつ静的なドキュメントです。基本的なチャートが含まれることもありますが、ほとんどが特定の数値や関連するデータセットを強調するために使用されます。レポートは、定期的にさまざまなステークホルダーに配信され、データ自体は公開されません。このレポートの特性の一つは、開発者がデータを用いてストーリーを作成し、プレゼンテーションにできることです。さらに、データがすでに整理され、ソートおよび解析されていることも特徴です。

ダッシュボードや分析ツールを直接使用しない人にとって、レポートは主要なデータソースです。しかし、そのデータはリアルタイムに更新されるものではなく、また操作できない加工されたデータとして提供されます。さらに、多数の部門や多様なデータへのニーズがある企業では、レポートの作成は大掛かりで複雑になり、非常に時間がかかります。

ダッシュボードとは？

ダッシュボードとは、特定の指標やデータ、KPIなどを自由にカスタマイズして表示することができるデータビジュアライゼーションツールです。通常、この種類のツールは動的で、かつ実データを扱います。そのため、データはリアルタイムで更新され、画面が分刻みで変化します。加えて、ダッシュボードは、必要に応じて分析の範囲を調整できるため、企業はニーズに合わせた複数のダッシュボードを作成することが可能となります。

今までダッシュボードは、企業の上層部のみが使用するものでしたが、セルフサービスBIの登場により、企業の全部門が自分たちの業務に関連するデータにアクセスできるようになりました。ダッシュボードは、企業全体の包括的なデータ、または部署などの狭い範囲のデータなど、どちらにも対応することができます。例えば、人事部は、給料やボーナスなどのダッシュボードを使用し、マーケティング部門では、広告、アクセス数、平均リードスコア用のダッシュボードを使用します。

ダッシュボードとレポートどちらが必要なのか？

この質問の答えは、ニーズ次第となります。レポートとダッシュボード、そのどちらにもメリットとデメリットがあります。

スコープ

両者が異なるメリットを提供するものの一つとして、スコープがあります。ダッシュボードは、いくつものデータポイントやデータセットをもつことができますが、実際には企業の特定の側面に焦点を当てて分析するのに適しています。また、いくつかのダッシュボードでは、ヘルプデスクへの問い合わせ履歴や相対的な市場シェア、投資ポートフォリオなど、特殊なデータを分析する機能を持っているものもあります。

一方、レポートは、広いスコープでデータを閲覧するのに適しています。レポートは、多くのデータから必要な情報だけを収集し、それらを整理して共有できるため、企業にとってより高度な視点を提供できるようになります。マネジャーやCEOは、カスタマーサポート用のダッシュボードを見る必要がなく、レポートのみでカスタマーサービス部門全体がどのように機能しているかを理解し、利益を把握することが可能です。

データの適時性

２つ目の違いは、データの適時性です。レポートは、過去にも着目するため広範囲のデータになっていくのが特徴です。なぜなら、レポートは定期的に提供しなければならないため、リアルタイムの状況ではなく、ある時点での特定の領域や企業の全体像を表すからです。一方で、ダッシュボードは、リアルタイムでデータを閲覧したり、管理するためのものです。そのため、特定の測定基準や閾値が満たされたときに、ユーザーに通知することもできます。

動的か静的か

最後の違いは、ダッシュボードは、ユーザーが動的に操作できますが、レポートは、既存データを静的な状況で表示するものだということです。一般的に、ダッシュボードは日常の分析やBIのニーズに最適で、レポートは静的データを保存するのに役立ちます。さらに、ダッシュボードは、特定の指標の細分化や確認にも適しています。

最後に

使用すべきレポートツールは、その時点で何を必要としているかによって決まります。ダッシュボードは、タイムリーに更新されるだけでなく、動的で対話的な機能がある点が特徴です。一方レポートは、集められたデータに対し、より高度な視点を提供します。

このように、ダッシュボードもレポートも、ニーズにより使い分けることで、非常に便利なツールといえるでしょう。

 

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